厂办每天要处理的杂事里,总少不了和日期相关的安排，比如员工入职的吉日选点、部门活动的时间敲定，这些零散的标记很容易混在一堆办公文档里，找起来特别费时间，之前我们试过用普通Excel表格记日期，但没针对性，查的时候要翻好几页，好几次差点耽误了活动筹备的时间，负责行政和活动的同事，经常要临时查黄历，还要同步给不同部门，来回传话效率低得很。
我们厂办几个人凑在一起梳理了需求,决定做一个贴合办公场景的每日吉日标记表，不用复杂功能，只要能快速查、方便填就行，确定了表格的核心内容：日期、农历、宜忌、备注，备注栏专门留出来写厂办相关的具体事，3月15日 宜签约 行政部签新办公设备合同”，选了在线文档工具来做，这样所有人都能实时编辑，不用来回传文件，还加了个简单的筛选功能，能直接挑出适合办公的吉日，节省手动查找的时间，刚开始填的时候，我们把接下来三个月的吉日都标好了，还特意标注了适合厂办的场景，比如每月第一个周五宜开部门例会，方便大家安排工作。
每天早上到岗后,负责厂办的小伙伴会先扫一眼标记表，把当天的重点任务标在自己的待办里，比如今天如果是宜办入职，就提前和人力对接好入职材料，避免临时手忙脚乱，遇到临时要定活动日期的情况，大家会先查标记表，避开不宜的日子，之前行政部办员工生日会，选了3月20日，表里标了宜办聚会，那天的场地预定和采购都特别顺利，我们还把标记表的链接放在了厂办的工作群里，大家有需要随时打开看，不用单独问行政，有新的安排也会同步更新，确保所有人都能拿到最新信息，遇到不确定的宜忌，我们会查正规的黄历工具，再结合厂办的实际情况调整，不会完全照搬，毕竟办公还是以实际需求为主，标记表只是辅助工具。
用了一段时间后,我们发现有些地方可以调整，比如之前备注栏太挤，就加了个二级备注，用来写更具体的内容，4月10日 宜培训 二级备注：新员工消防安全培训，地点在一楼会议室”，还有，有些同事需要看农历对应的吉日，我们就在表格里加了个农历快速跳转的小功能，不用再手动翻日期，节省了不少时间，有时候遇到法定节假日，我们会提前把这些日子标出来，提醒大家不要安排需要加班的任务，避免引起员工不满。
这个每日吉日标记表厂办的小工具,已经用了快八个月，大家找日期的时间少了近七成，活动筹备和人员安排的效率也提上来了，其实不用追求太复杂的功能，只要贴合自己的办公需求，哪怕是简单的表格，也能解决不少实际问题，如果你们厂办也有类似的日期标记困扰，不妨试试做个这样的表，先从核心需求入手，慢慢调整优化，肯定能帮上忙。